会社の将来を担う貴重な人材である新入社員が一人前に成長するためには、業務遂行のための知識・スキルと併せて、ビジネスマナーを身に付ける必要があります。
しかし、就職活動を通じてビジネスマナーに触れる機会はあるものの、基礎的なビジネスマナーを知らなかったり、自己流のビジネスマナーを正しいと勘違いしていたりする新入社員もいるものです。
そこで今回は、新社会人が覚えるべきビジネスマナーの基本を9つご紹介します。
また、ビジネスマナーについては、以下の講座で詳しくご紹介しています。
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社会人となる新入社員でも、実際のビジネスの現場ではビジネスマナーを心得ておくことが求められます。新入社員であっても会社に所属する一員として、顧客や社内の関係者から認識されるため、万が一トラブルにつながった場合、会社の信頼を失う事態になる可能性があるためです。
また、ビジネスマナーを身に付けておくことで、円滑な人間関係の構築につながり、仕事をスムーズに進行させることができるでしょう。
ビジネスマナーは社外の顧客やビジネスパートナーだけでなく、社内の上司や先輩と協働する際にも必要です。ビジネスマナーが身に付いていれば、社内における評価の向上にもつながるでしょう。
ここでは、基本的なビジネスマナーを9つご紹介します。会社や業界によって独自の慣習がある場合もありますが、以下はどのような職場でも必要とされるマナーです。
1日はあいさつから始まります。朝出社して元気良くあいさつすることで、メンバー同士のコミュニケーションや、先輩や上司に名前を覚えてもらうきっかけになるでしょう。
また、あいさつは社外コミュニケーションで重要な役割を果たします。取引先の社員に笑顔であいさつをすることによって、その相手に好印象を与えられるためです。たとえ第一印象や場の雰囲気で接しづらいと感じても、まずはしっかりとあいさつをしましょう。
あいさつは、相手の目を見て行ったあとお辞儀をするのが一般的です。相手からのあいさつに気が付かない、出社時にイヤホンをしているなどの行為は、コミュニケーションを避けているという印象を与えかねません。そのため、お互いにあいさつしやすい雰囲気を作るよう意識しましょう。
社会人は時間厳守が基本です。学生時代はレポート提出の締め切りに遅れても、多少減点されるだけで、レポートを受理してもらえることが多いものです。このような場合、困るのは本人だけです。
しかし、社会人の場合は時間を守れなければ本人だけではなく周囲に大きな迷惑がかかります。業務に取り組むときは事前に締め切りを確認すること、締め切りに間に合わせることが難しいと分かったときは早めに相談するよう心掛けましょう。
自分の仕事に責任を持ち、与えられた仕事はきっちりとこなすという意識を持つことが大切です。
一方で、責任感から自分で問題を抱え込んでしまわないよう、必要な場合は周りに助けを求めることも大切です。例えば、急な体調不良など、自分の意思にかかわらずどうしても遅刻や欠席をしなくてはならない状況もあるでしょう。そういった場合には、なるべく早めに上司に連絡をとり、相談・報告することが望ましいです。報告や相談ができるということは、責任感がしっかりあるという評価にもつながります。
言葉遣いは、社会人との違いが表れやすいポイントの1つです。業務には慣れてきているにもかかわらず、学生言葉が抜けていない新社会人も少なくありません。学生時代は比較的年齢の近い身近な相手とのコミュニケーションが中心ですが、社会人になると年齢が離れた相手や社外の方とのコミュニケーションが増えるため、適切な言葉遣いを覚える必要があります。
特に、尊敬語・謙譲語・丁寧語をうまく使いこなせるかどうかは重要です。具体例を元に敬語の基本を学び、理解しましょう。
昨今は電話でのコミュニケーションが減ってきました。若い世代だけでなく多くの人がプライベートでは電話は使わず、メールやSNSだけでコミュニケーションをとっていることは少なくありません。また、ビジネスシーンにおいても、電話によるコミュニケーションの機会は減っています。
しかし、電話は「迅速に連絡をとれる」「直接相手の声を聞ける」などのメリットもあり、コミュニケーションに欠かせないツールです。まずは電話を受けたときの応対の仕方やメモの取り方、言いたいことを相手に柔らかく伝える「クッション言葉」を、電話の取り次ぎを通して学ぶと良いでしょう。
テレワークが進み、名刺交換をする機会も少なくなってきましたが、対面での初めての会議やカンファレンス・勉強会といった異業種交流の場では、名刺交換をすることも多いでしょう。
名刺の渡し方、受け取り方、さらにはあいさつの仕方を覚えておくといざという時に焦らずに対応できます。
近年はビジネスにおけるファッションの在り方も変わってきています。会社によって、服装や髪色の規定などはさまざまです。
ただし、清潔感やTPO（時・場所・場面）に応じた身だしなみは共通して求められることが多いでしょう。社内であっても、業務やコミュニケーションがスムーズに進むよう、普段から気にかけ、悩ましい場合は上司や先輩に相談することをお薦めします。
ビジネスでも電話応対が減り、メールやチャットなどのコミュニケーションツールを利用することがほとんどです。
電話と違い、テキストベースでのコミュニケーションは明確に要件を伝える、履歴を残すことができる一方で、ニュアンスを伝えることが難しい場合があります。
基本的なメールの書き方・返信方法を習得するとともに、自分で作成したメールが相手に伝わるか見直してから送信することも重要です。慣れないうちは、上司や先輩に確認してもらってから送信するなどの工夫も有効です。
昨今は多くの企業において、機密情報の取り扱いなどコンプライアンス規定を厳しく設けていることがほとんどです。特にSNSを使って企業の機密情報や社員・顧客の個人情報が漏洩した場合は、当事者間だけでなく企業そのものの信頼や今後のビジネスを揺るがす事態につながるでしょう。また、SNSを介したトラブルは瞬く間に世間に広がり、トラブルを収束させるのが難しい傾向にあります。
研修や社内規定の理解を通し、SNSの使用についてはプライベートとの境目が曖昧にならないよう注意しましょう。
新社会人にビジネスマナーを教える際の注意点を紹介します。
大切なビジネスマナーといえど、一度で覚えることは難しいことが多いでしょう。ビジネスマナーを教える際は、座学だけに終始するのではなく実践する機会を設けることが重要です。実践する時間を設けることで、実際の動作を学ぶことができ、より記憶に残りやすくなります。
ビジネスマナー研修で新入社員の悩みを聞くと、「どんな場面で使ったらよいか分からない」「実際の現場で、自分のビジネスマナーが正解か分からなくなってしまう」という声が挙がります。
ビジネスマナーの型だけを伝えてしまうと、どのような場面で使ったらよいか分からず、TPO（時・場所・場面）に合わない使い方をしてしまう可能性があります。
状況に応じて使い分けをする必要があるため、「なぜ、そのような行動が必要なのか」「ビジネスマナーを使うと相手にどのように感じてもらえるか」といったビジネスマナーの本質を理解してもらう機会を作ることが重要です。
ビジネスマナーは繰り返し練習や実践をすることで身に付きます。研修後も配属先で定期的に練習をする機会をつくったり、実践したあとに先輩からフィードバックをしてもらい次に活かす機会を設けたりするとよいでしょう。
入社したばかりのときはビジネスマナーがおぼつかなくても、しっかりと学ぶことで適切なビジネスマナーを身に付けることができます。社会人になった最初が肝心ですので、業務だけではなく、ビジネスマナーについても積極的に吸収しましょう。
ビジネスマナーについては、以下の講座で詳しくご紹介しています。
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【オンライン研修】信頼関係を築き、仕事をスムーズに進めるためのビジネスマナー実践研修（ＢＭＳ）【１日】
＜１日でビジネスマナーの基本が学べる！新入社員研修にもお奨め！＞ そもそもビジネスマナーはなぜ必要？ 相手の期待に応えるマナーとは？ こういったケースだとどうする？などの投げかけ・ケースを通して、土台となる信頼関係を築き、仕事をスムーズに進めるためのビジネスマナーの「考え方」を身につけます
