すぐさま相手が“ピンと来る”伝え方で効果的な指導や提案ができる！　分かりやすく説明する技術研修とは？

価値観の多様化が進み、さまざまな考え方を持つ関係者との協働が必要とされる現代では、物事の解釈が大きく異なる相手に対して説明する機会が増えています。例えば「部下や後輩の教育」「社内での稟議やプレゼン」「クライアントへの商品提案」「関係者との連絡調整」「メールや資料の作成」など、幅広い場面で高い説明力が求められます。「分かりやすい説明」ができれば、相手のなかでの納得や意欲などにつながる気づきを引き出すことができ、自発的な行動を促す効果が見込めます。さらにこうした「分かりやすい説明」は、自律的に活躍できる部下を育成したい管理職にとって特に必要なスキルでもあります。 

この記事では、3時間で学べる研修「わかりやすく説明する技術（189）」の内容をご紹介します。 

「教える」「伝える」が難しい現代にこそ必要とされる「説明力」 

近年のさまざまな環境変化により、人材育成に向けて指導したり状況や意見を的確に伝えたりなど、相手に分かりやすく説明するのが難しくなっています。例えば、今までの経験にはない事象が発生しやすいVUCA時代や、テレワークによるコミュニケーションの遠隔化など、物事の理解や伝達が複雑になりやすい現状にあります。またIT社会により、あらゆる情報が錯綜しやすい世のなかでもあり、物事をシンプルに整理した説明を求められることが増えています。こうした背景に加えて、もし自分の説明がうまく伝わらないと感じやすいのであれば、次のような原因も考えられます。 

丁寧に話しているつもりでも伝わらないのはなぜ？  

説明を行う際には、自分でも気づかない「無意識の思い込み」が介在していることがあります。例えば「○○の技術者だから△△の分野には当然詳しいはずだ」など、自らの固定観念にもとづき、相手の状況を正しく理解しないまま説明してしまうケースです。また何を知りたがっているのかをよく考えず、自分の伝えたいことだけを一方的に話してしまうと、いくら詳細に説明しても相手の理解や納得にはつながりにくくなります。このように相手視点に欠けた説明は、「伝わらない」結果を生み出してしまう傾向にあります。 

「相手の聞きたい話」に落とし込めるのが「分かりやすい説明」 

大前提として「分かりやすい説明」とは、論理的かつ共感性の高い伝え方ができることを指します。相手側にとって、その話題が「自分の聞きたかったこと」だと捉えることができ、思わず行動したくなるような伝え方こそ「分かりやすい説明」です。そしてこうした「分かりやすい説明」を構成する要素となるのが、相手理解力・要約力・分解力の3つとなります。そこで本研修では、相手理解力・要約力・分解力の3つのテーマごとに、「分かりやすい説明」ができるスキルを磨くプログラムを行います。 

相手理解力・要約力・分解力の習得から「分かりやすい説明」を実践 

本研修では、相手理解力・要約力・分解力を高める実践演習を中心に、「分かりやすい説明」ができるフレームワークを学んでいきます。「分かりやすい説明」をするためのポイントとして、具体的には次のようなプログラムを実施します。 

• 相手理解力：よくある思考特性のタイプ分類をもとに、どのような相手に対して、どういった話し方が適しているのか見極めるワークを行います。 
• 要約力：「結論・要旨の直観的な提示」「根拠・事実の論理的な解説」の2段階で、情報を整理して伝えるワークを行います。 
• 分解力：「伝えたい結論に導く根拠」「根拠を裏付ける事実」に情報を分けて、論理的に話を展開するワークを行います。 

上記に加えて、物事の全体像の捉え方や図解による情報伝達なども含めて、相手が必要としている「分かりやすい説明」を実践するためのさまざまな手法を学習します。 

受講者の声 

本研修にて「分かりやすい説明」の仕方を実践的に習得する効果として、次のような声も上がっています。 

• 本研修を受講することで、自分の話し方のクセなどが少しずつ分かってきたと思う。今後、研修で学んだことを意識し実践することで、伝え方のスキルアップを図れるよう努力していきたい。 
• 研修のなかで考え方の違いを知るタスクがあり興味深かった。人に言葉を伝える難しさを理解でき、うまく伝える技術を学べたことがよかったと思う。 

まとめ 

「分かりやすい説明」で重要なのは、相手が必要としている「聞きたい話」を伝えることです。こうした「分かりやすい説明」により、相手自身で新たな気づきを得て行動に移すことができ、効率的な指導や提案などにもつながりやすくなります。より効果的な伝え方を習得したい場合や、部下に対する指導力を高めたい場合には、「分かりやすい説明」ができるスキルを身につけられる本研修をぜひ活用してみてください。 

◆本記事でご紹介した研修
わかりやすく説明する技術（189）